Administration

Cliquez sur Administration dans la barre latérale — l'entrée n'apparaît que si vous êtes super-admin. Huit onglets vous attendent : Utilisateurs, Organisation, Modules, Abonnement, Import de données, Paramètres, Audit et DPA. On les passe tous en revue ci-dessous.

L'onglet Utilisateurs liste tous les comptes de votre organisation : e-mail, nom, rôles, statut et dernière connexion. Une recherche et des filtres (statut, rôle) vous aident à retrouver quelqu'un rapidement.

Les rôles, expliqués simplement

Le rôle détermine ce que chacun peut voir et faire. Il n'y en a que cinq, et quatre suffisent au quotidien :

• Employé — le rôle standard : chacun saisit ses heures, ses congés, ses notes de frais, et voit ce qui le concerne.
• Manager — comme un employé, plus la validation des demandes de son équipe : heures, absences, frais.
• Admin de module — paramètre un module (catégories de frais, séries de factures…), sans accès au reste de l'administration.
• Super-admin — accès complet à toute l'organisation, y compris cette page. À réserver à une ou deux personnes de confiance.
• Invité — un accès très limité, pour des cas particuliers (fiduciaire, intervenant externe).

Inviter quelqu'un

1. 1Cliquez sur Inviter, saisissez l'e-mail, le prénom, le nom et choisissez le rôle.
2. 2La personne reçoit un e-mail avec un lien d'activation valable 7 jours.
3. 3Elle clique, choisit son mot de passe, et arrive sur son tableau de bord. C'est tout.

Désactiver, réactiver

Un départ, un congé prolongé ? Désactivez le compte : la personne est déconnectée immédiatement et ne peut plus entrer. Rien n'est supprimé — ses heures, ses documents, son historique restent intacts — et vous pouvez réactiver le compte à tout moment. Pour traiter plusieurs comptes d'un coup, cochez les lignes et utilisez les boutons de sélection.

Importer plusieurs utilisateurs (CSV)

Pour créer toute l'équipe d'un coup, cliquez sur Importer CSV. Téléchargez le modèle, remplissez-le dans Excel (une ligne par personne : e-mail, prénom, nom, et en option le manager, le département et le rôle), puis déposez le fichier. Un aperçu vous montre ce qui sera créé et signale les lignes en erreur avant de lancer quoi que ce soit. Limite : 100 personnes par fichier.

L'onglet Organisation dessine la structure de votre entreprise sous forme d'arborescence : des départements (qui peuvent contenir des sous-départements) et, dedans, des équipes avec leurs membres. C'est cette structure qui dit aux managers quelles demandes ils doivent valider.

1. 1Créez un département avec + Département (choisissez un parent pour en faire un sous-département).
2. 2Créez une équipe avec + Équipe, rattachée à un département.
3. 3Cliquez sur un élément de l'arbre pour le renommer, le déplacer, ajouter ou retirer des membres.

Pour une petite structure, restez simple : un seul département et une ou deux équipes suffisent largement. L'Atelier Meylan a un département « Atelier » avec une équipe « Projets » (Marc, Léa, Sofia) — et c'est très bien comme ça.

Vous n'allez pas ressaisir dix ans de clients à la main. L'onglet Import de données reprend vos fichiers existants — un export Bexio ou un tableau Excel enregistré en CSV (dans Excel : Fichier → Enregistrer sous → CSV). Trois types d'import sont proposés :

• Clients & contacts — crée vos comptes clients dans le CRM, avec leurs personnes de contact si votre fichier les contient.
• Articles (catalogue) — vos prestations et produits : code, désignation, prix en CHF, taux de TVA.
• Factures ouvertes — vos factures émises pas encore payées (détails ci-dessous).

Chaque assistant suit les trois mêmes étapes :

1. 11. Fichier — déposez votre CSV et choisissez le préréglage « Export Bexio » ou « CSV générique ». Un modèle CSV est téléchargeable si vous partez de zéro.
2. 22. Aperçu & correspondances — ILYGO reconnaît vos colonnes et vous montre le résultat sur les premières lignes. Une colonne mal associée ? Corrigez la correspondance dans les menus, l'aperçu se met à jour. Les lignes en erreur sont listées, avec le motif.
3. 33. Import — lancez, suivez la progression, et lisez le récapitulatif : créés, ignorés, en erreur.

Le cas des factures ouvertes : vos numéros sont conservés

C'est le point qui inquiète le plus au changement de logiciel — et celui que l'import traite le mieux. Vos factures déjà envoyées gardent leur numéro d'origine dans ILYGO. Votre client a reçu la facture n° 2026-0142 ? Elle s'appelle toujours 2026-0142. Les relances, le suivi des paiements et le recouvrement continuent sans rupture, comme si de rien n'était.

Le fichier indique pour chaque facture : le numéro, le client, la date, le montant TTC — et, si une partie a déjà été payée, le montant reçu : ILYGO crée l'encaissement de reprise et calcule le restant dû.

Qui a invité ce compte ? Qui a modifié cette facture ? Le journal d'audit répond. Toutes les actions sensibles sont tracées — avec la date, l'auteur, l'élément concerné et l'adresse de connexion — et conservées au minimum un an. Filtrez par action, par personne, par type d'élément ou par période, et cliquez sur une ligne pour le détail complet.

Deux boutons complètent le tableau : Exporter CSV pour remettre le journal à votre fiduciaire ou à un auditeur, et Vérifier l'intégrité. Ce dernier mérite une explication : les entrées du journal sont chaînées entre elles, comme les maillons d'une chaîne. Si quelqu'un tentait de modifier ou d'effacer une entrée après coup, la chaîne casserait — et la vérification le détecterait immédiatement. Vous avez ainsi la preuve que le journal n'a pas été retouché.

L'onglet Paramètres regroupe les réglages généraux :

• Fuseau horaire et devise par défaut (CHF ou EUR) — en Suisse, laissez Europe/Zurich et CHF.
• Votre logo — envoyez une image (PNG, SVG ou WebP, 200 ko max) et cochez « Afficher mon logo » : il remplace le carré ILYGO en haut de l'application, pour toute votre équipe.
• Le DPA — le contrat de sous-traitance des données, exigé par la loi suisse sur la protection des données (LPD) : ILYGO héberge vos données, ce contrat encadre ce qu'il a le droit d'en faire. Un super-admin doit l'accepter une fois, au démarrage ; le texte complet est lisible dans l'onglet DPA, et la date d'acceptation reste affichée.

L'onglet Modules liste les modules actifs et inactifs de votre espace, avec le nombre d'utilisateurs pour chacun. Vous ne payez que ce que vous utilisez : pour activer ou désactiver un module, écrivez à contact@ilygo.ch — l'équipe ILYGO s'en charge rapidement.

L'onglet Abonnement montre ce que vous payez, sans surprise. Le principe : chaque module activé × le nombre d'utilisateurs actifs, facturé chaque mois pour le mois écoulé. Un utilisateur désactivé ne compte pas.

• Pendant l'essai (30 jours) : aucune facture. L'estimation affichée vous montre simplement ce que coûterait votre configuration actuelle — pratique pour décider quels modules garder.
• L'estimation mensuelle détaille chaque module : tant d'utilisateurs × tant de francs = le sous-total, et le total en bas.
• Vos factures ILYGO sont listées dessous, avec leur statut. Téléchargez le PDF (avec bulletin QR suisse) pour votre comptabilité — et, quand le paiement en ligne est proposé, réglez par carte en un clic.

• Vos clients et devis : CRM
• Vos factures QR et relances : Facturation
• L'espace où vos clients consultent leurs factures : Portail client
• Les bases de l'interface : Premiers pas