Planning — congés et absences

Le module Planning s'organise en trois espaces, selon votre rôle :

• Chaque collaborateur voit son tableau de bord (soldes et demandes récentes), son calendrier personnel, l'historique de ses soldes et ses présences (télétravail, sur site, mission).
• Le manager valide ou refuse les demandes de son équipe — une par une ou en lot — et consulte le calendrier d'équipe pour repérer les conflits d'effectif.
• L'administrateur configure les types d'absence, les jours fériés cantonaux, les fermetures collectives, l'échelle maladie CO 324a et les exports pour la paie.

Depuis le tableau de bord Planning, cliquez sur + Demande d'absence. Le formulaire vous guide et vous montre l'impact sur votre solde avant d'envoyer quoi que ce soit.

Les types d'absence suisses

ILYGO est livré avec le catalogue suisse complet, chaque type étant relié à sa base légale :

• Vacances (CO art. 329a) — 20 jours par an par défaut, 4 semaines légales.
• Maladie (CO art. 324a) — certificat médical obligatoire dès 3 jours d'absence (seuil configurable).
• Accident professionnel et non professionnel (LAA) — justificatif dès 1 jour.
• Maternité (LAPG art. 16) — 98 jours, soit les 14 semaines légales.
• Paternité (LAPG art. 16i) et adoption (LAPG, révision 2024) — 14 jours chacun.
• Service militaire, civil ou protection civile (LAPG).
• Congé pour proches malades (CO art. 329g/h) et congé jeunesse (CO art. 329e).
• Événement familial (mariage, déménagement, deuil — CO art. 329), formation, congé sans solde et rendez-vous médical (compté en heures).

Journée, demi-journée ou heures

Choisissez la granularité qui correspond à la réalité : une plage de journées (seuls les jours ouvrés comptent — week-ends, jours fériés de votre canton et fermetures d'entreprise sont exclus du décompte), une demi-journée (matin ou après-midi, 0,5 jour), ou des heures (par tranches de 15 minutes, converties en équivalent jours selon l'horaire configuré par votre entreprise).

Le solde s'affiche avant l'envoi

Dès que vous sélectionnez un type et des dates, le formulaire affiche « Cette demande : X jours — solde restant : Y jours ». Si la demande dépasse votre solde, une alerte de dépassement apparaît : la demande reste possible, mais elle sera soumise à l'appréciation de votre manager. Pas de mauvaise surprise trois semaines plus tard.

Justificatif et validation automatique

Pour les types qui l'exigent (maladie, accident…), joignez votre certificat en PDF ou en photo (10 Mo max). Le formulaire vous indique clairement à partir de combien de jours le justificatif devient obligatoire — c'est le délai de carence du certificat, configurable par type. Et si votre entreprise a activé l'option, un arrêt maladie accompagné d'un certificat est validé automatiquement, sans attendre le manager : quand on est au lit avec 39 de fièvre, on a autre chose à faire que relancer sa demande.

1. 1Ouvrez Planning et cliquez sur + Demande d'absence.
2. 2Choisissez le type (vacances, maladie…) — votre solde restant s'affiche immédiatement.
3. 3Sélectionnez la granularité et les dates ; vérifiez le nombre de jours décomptés.
4. 4Joignez un justificatif si le type le demande, ajoutez un commentaire si utile.
5. 5Cliquez sur Soumettre : votre manager est notifié et vous suivez le statut depuis votre tableau de bord.

L'onglet Mon calendrier affiche votre mois avec tout ce qui compte : vos absences (les demandes en attente apparaissent en semi-transparence, les validées en couleur pleine), les jours fériés de votre canton (marqués 🇨🇭) et les fermetures d'entreprise (marquées 🏢). De Genève au Tessin, chaque canton a son propre calendrier — le Jeûne genevois n'existe qu'à Genève, le lundi du Jeûne fédéral est férié dans le canton de Vaud — et ILYGO applique automatiquement celui qui vous concerne.

L'onglet Mes soldes détaille, pour l'année en cours et type par type : le droit acquis, le consommé et le restant, avec une barre de progression. Certains types (maladie, service militaire…) sont « illimités » : ils ne décomptent aucun solde mais restent tracés.

Dépliez « Mouvements » sous chaque carte pour voir l'historique complet : chaque absence validée y figure avec ses dates et le nombre de jours débités — y compris les journées décomptées lors d'une fermeture collective. Vous savez toujours d'où vient chaque demi-journée.

Changement de plans ? Tant que votre demande est au statut « Soumise », vous pouvez l'annuler vous-même depuis le tableau de bord (bouton Annuler sur la ligne concernée). Si l'absence a déjà été validée ou a déjà commencé, adressez-vous à un administrateur — les soldes et le verrouillage Timbrage doivent être corrigés proprement.

En cas de refus par votre manager, le motif du refus s'affiche directement sur la ligne de la demande : vous savez pourquoi, et vous pouvez reproposer d'autres dates.

L'onglet Présence vous permet de déclarer, jour par jour, où vous travaillez : sur site, en télétravail, en mission client ou autre. Un clic sur le jour, un clic sur le mode — c'est déclaré. Un second clic sur la croix retire la déclaration.

Si votre entreprise a fixé un plafond de télétravail, un compteur hebdomadaire s'affiche en haut de la page (par exemple « Télétravail cette semaine : 2/3 »). Il passe en orange dès que le maximum est dépassé — vous êtes prévenu·e avant que cela ne devienne un sujet.

L'onglet Équipe liste les demandes de vos collaborateurs, filtrables par statut (à valider, validées, refusées). Pour chaque demande, vous voyez le type, la période, la durée en jours ouvrés, le commentaire — et le justificatif joint (📎), consultable en un clic avant de décider.

• Valider : le solde du collaborateur est décrémenté, il est notifié, et les journées sont verrouillées dans le Timbrage.
• Refuser : un motif d'au moins 3 caractères est obligatoire — il sera visible par le collaborateur. Pas de refus silencieux.
• En lot : cochez plusieurs demandes (jusqu'à 50) et validez-les ou refusez-les d'un coup, avec un motif commun pour les refus. Idéal au retour de vacances… du manager.

Le calendrier d'équipe affiche le mois en vue « une ligne par personne » : les bandes pleines sont des absences validées, les bandes semi-transparentes des demandes en attente — cliquez dessus pour aller directement les traiter.

Surtout, ILYGO vous alerte sur les conflits d'effectif : dès que plus de la moitié de l'équipe est absente le même jour, la colonne passe en jaune. Vous voyez d'un coup d'œil qu'accorder cette demande de vacances laisserait l'atelier vide un vendredi.

La page Admin du Planning regroupe la configuration de l'entreprise : réglages généraux, types d'absence, calendrier d'entreprise et suivi maladie.

Réglages généraux

• Canton par défaut de l'entreprise (deux lettres : VD, GE, ZH…) — il détermine les jours fériés appliqués.
• Heures par jour — sert à convertir les absences en heures (rendez-vous médical, par exemple) en équivalent jours.
• Télétravail maximum par semaine — alimente le compteur vu par chaque collaborateur.
• Échelle CO 324a (bernoise, zurichoise ou bâloise) et validation automatique des arrêts maladie avec justificatif.

Types d'absence

Le catalogue suisse est fourni prêt à l'emploi : chaque type affiche sa base légale, son unité de décompte (jours, heures ou illimité), son mode de validation (manager ou automatique avec justificatif) et le droit annuel par défaut. Vous adaptez les valeurs à votre règlement d'entreprise — par exemple 25 jours de vacances au lieu des 20 légaux.

Jours fériés cantonaux

ILYGO embarque un catalogue de jours fériés fédéraux (Nouvel An, Vendredi saint, Ascension, 1er août, Noël…) et cantonaux : sélectionnez un canton pour consulter sa liste de l'année. Ces dates sont automatiquement exclues du décompte des demandes d'absence et affichées dans tous les calendriers.

Fermetures collectives

Vous fermez entre Noël et Nouvel An ? Ajoutez une fermeture collective (dates + libellé) : elle apparaît dans le calendrier de tout le monde et les jours concernés sortent du décompte des demandes individuelles.

L'option « Décompter des soldes de vacances » (vacances imposées) va plus loin : ILYGO débite automatiquement le solde de vacances de chaque collaborateur pour les jours ouvrés de la fermeture. Par prudence, le décompte se fait en deux temps — vous cliquez sur « Appliquer le décompte » et un récapitulatif s'affiche d'abord (combien d'employés, combien de jours au total) avant de confirmer. Les fériés et les absences déjà validées sont exclus : personne n'est débité deux fois. Et si vous annulez une fermeture déjà décomptée, les jours sont re-crédités automatiquement sur chaque solde.

En Suisse, l'employeur doit continuer à verser le salaire d'un collaborateur malade pendant une durée limitée (CO art. 324a). Cette durée dépend de l'ancienneté et de l'échelle appliquée par les tribunaux de votre région — trois barèmes coexistent, et ILYGO les connaît tous les trois :

• Échelle bernoise (la plus répandue, appliquée par défaut) : 3 semaines la 1re année de service, puis 1 mois, 2 mois, 3 mois… la durée augmente par paliers d'ancienneté.
• Échelle zurichoise : 3 semaines la 1re année, puis environ une semaine supplémentaire par année de service.
• Échelle bâloise : 3 semaines la 1re année, avec une progression plus généreuse ensuite.

Concrètement, vous choisissez l'échelle une fois dans les réglages, et le tracker CO 324a fait le reste : pour chaque collaborateur, il cumule les jours de maladie validés de l'année, calcule le droit selon l'ancienneté (reprise automatiquement de la date d'embauche du dossier RH) et affiche le restant. Quand un collaborateur approche de l'épuisement de son droit, une alerte « Passage LCA recommandé » apparaît : c'est le signal de transmettre le dossier à votre assurance perte de gain maladie (souvent avec son propre délai d'attente) plutôt que de continuer à payer le salaire à vos frais.

L'onglet Exports (réservé aux administrateurs) génère un fichier CSV de toutes les absences validées sur la période de votre choix — exactement ce que votre fiduciaire attend en fin de mois pour établir les salaires. Choisissez les dates, téléchargez, transmettez.