Premiers pas

Tout commence sur ilygo.ch. Cliquez sur Essai gratuit : vous obtenez un espace complet pendant 30 jours, avec tous les modules, sans carte bancaire et sans engagement.

Le formulaire ne demande que trois choses :

1. 1Le nom de votre entreprise — par exemple « Atelier Meylan Sàrl ».
2. 2Votre adresse e-mail professionnelle : c'est là que vous recevrez le lien de confirmation.
3. 3Le nom de votre espace : un identifiant court, proposé automatiquement (par exemple atelier-meylan). Sa disponibilité est vérifiée pendant que vous tapez.

Après l'envoi, regardez votre boîte mail : un e-mail de confirmation vous attend (pensez aux indésirables). Le lien qu'il contient est valable 24 heures. Un clic, et votre espace est créé. Il ne reste qu'à choisir votre mot de passe — au moins 12 caractères, et évitez d'en réutiliser un d'un autre site. Vous arrivez ensuite directement sur votre tableau de bord.

Rendez-vous sur la page de connexion, saisissez votre e-mail et votre mot de passe, et c'est parti. Si votre adresse donne accès à plusieurs organisations, ILYGO vous demande simplement laquelle ouvrir.

Mot de passe oublié ? Cliquez sur le lien sous le formulaire. Indiquez le nom de votre espace et votre e-mail : vous recevrez un lien pour en choisir un nouveau. Une fois changé, tous vos appareils sont déconnectés — par sécurité — et vous vous reconnectez avec le nouveau mot de passe.

Double vérification (recommandée). Si vous avez activé la vérification en deux étapes (voir Mon espace), un code à 6 chiffres vous est demandé après le mot de passe. Ouvrez votre application d'authentification (Google Authenticator, Authy, 1Password…), recopiez le code, et vous êtes connecté.

Après la connexion, vous arrivez sur le tableau de bord : c'est votre point de départ. Il affiche trois choses :

• À traiter — si vous êtes manager, vos validations en attente (feuilles d'heures, demandes de congé, notes de frais), avec le nombre pour chacune. Un clic vous amène au bon endroit.
• Mes notifications récentes — vos cinq dernières notifications non lues.
• Vos modules — une tuile par module activé pour votre organisation (Facturation, CRM, Timbrage…). Cliquez pour entrer dedans.

La barre latérale, à gauche, reste visible partout : elle liste le tableau de bord, vos modules et — si vous êtes super-admin — l'administration. À l'intérieur d'un module, des onglets en haut de page organisent les différents écrans (par exemple « Factures », « Relances », « Abonnements » dans la Facturation).

Sur téléphone, la barre latérale se replie : touchez le bouton menu (les trois traits) en haut à gauche pour naviguer.

Le champ Rechercher… en haut de l'écran est le moyen le plus rapide d'aller n'importe où. Cliquez dessus, ou appuyez sur ⌘K (Mac) ou Ctrl+K (Windows). Elle sait faire trois choses :

• Naviguer : tapez « timbrage » ou « tableau » et validez.
• Agir : des actions rapides comme « Nouvelle facture », « Demander une absence » ou « Saisir mes heures ».
• Retrouver : tapez un nom de client, un numéro de facture ou un nom d'employé — les résultats apparaissent au fil de la frappe, dans la limite de vos droits d'accès.

Le bouton étoile en haut de l'écran ouvre l'assistant IA. Posez vos questions en français, comme vous les diriez à voix haute : « Qui est en vacances la semaine prochaine ? », « Combien de factures en retard et pour quel montant ? », « Combien de devis attendent une signature ? ».

Trois choses à savoir, et qui doivent vous rassurer :

• L'assistant est en lecture seule : il consulte vos données, il ne modifie jamais rien.
• Il respecte vos droits : il ne voit que ce que vous êtes autorisé à voir. Un collaborateur n'obtiendra pas les chiffres réservés à la direction.
• Sous chaque réponse, il indique les sources consultées (factures, soldes de congés…), pour que vous sachiez d'où viennent les chiffres.

La cloche en haut de l'écran vous prévient de ce qui vous concerne : congé approuvé, facture payée, note de frais à valider, tâche assignée… Un badge rouge indique le nombre de notifications non lues, mis à jour en temps réel — pas besoin de recharger la page.

Cliquez sur une notification pour ouvrir directement l'élément concerné — elle est alors marquée comme lue. Le lien « Tout marquer comme lu » remet le compteur à zéro d'un coup.

Cliquez sur vos initiales, tout en haut à droite : c'est votre menu personnel. Il donne accès à votre profil, votre dossier RH, votre coffre-fort de documents, le choix du thème et la déconnexion.

Mon profil réunit quatre onglets :

• Profil — modifiez votre prénom et votre nom.
• Sécurité — la double vérification et le changement de mot de passe (détails ci-dessous).
• Sessions — la liste de vos appareils connectés, avec leur dernière utilisation. Un appareil inconnu ? Révoquez-le : il est déconnecté immédiatement. Le bouton « Déconnecter toutes les sessions » fait table rase, y compris sur l'appareil en cours.
• Mes données — vos droits selon la loi suisse sur la protection des données (LPD) : demandez à tout moment un export complet de vos données (reçu par e-mail en quelques minutes) ou la suppression de votre compte. La demande de suppression est transmise à votre administrateur ; certaines données doivent être conservées le temps exigé par la loi (comptabilité, droit du travail) avant l'effacement définitif.

Activer la double vérification (fortement recommandé)

La double vérification ajoute un code à 6 chiffres, généré par votre téléphone, en plus du mot de passe. Même si quelqu'un devine votre mot de passe, il ne peut pas entrer.

1. 1Dans Mon profil → Sécurité, cliquez sur Activer MFA.
2. 2Scannez le code QR avec une application d'authentification gratuite : Google Authenticator, Authy, 1Password…
3. 3Recopiez le code à 6 chiffres affiché par l'application, et confirmez.
4. 4Copiez vos 10 codes de récupération et rangez-les en lieu sûr (pas dans ILYGO !) — ils ne seront plus jamais affichés.

Dans le menu personnel (vos initiales, en haut à droite), la section Thème propose trois choix : Clair, Sombre, ou Système — ce dernier suit automatiquement le réglage de votre ordinateur ou téléphone. Le changement est immédiat et mémorisé.

ILYGO Office s'installe comme une application, sans passer par l'App Store ou Google Play. Vous obtenez une icône sur votre écran d'accueil et un affichage plein écran.

1. 1Ouvrez votre espace ILYGO dans le navigateur du téléphone (Safari sur iPhone, Chrome sur Android).
2. 2Sur iPhone : touchez le bouton de partage (le carré avec la flèche), puis « Sur l'écran d'accueil ».
3. 3Sur Android : touchez le menu (les trois points), puis « Installer l'application » ou « Ajouter à l'écran d'accueil ».
4. 4L'icône ILYGO apparaît : ouvrez-la comme n'importe quelle application.

Sans réseau — au fond d'un parking ou dans un train — l'application affiche une page d'attente et retrouve vos données dès la reconnexion. Rien n'est perdu.

Votre espace est prêt. Les prochaines étapes dépendent de votre rôle :

• Vous dirigez ? Invitez votre équipe et importez vos données : Administration
• Vous facturez ? Facturation et CRM
• Votre équipe pointe ses heures ? Timbrage et Planning