RH — dossiers, recrutement et salaires

Le tableau de bord RH vous montre l'essentiel en un coup d'œil : l'effectif actif, les embauches des 30 derniers jours, et surtout les alertes qui demandent une action :

• Permis de travail expirant sous 90 jours — le temps de lancer le renouvellement sans stress.
• Fins de période d'essai à confirmer (dans les 14 jours) — pour ne pas laisser passer le délai de résiliation raccourci.
• CDD se terminant sous 60 jours — renouveler, convertir en CDI ou préparer la fin des rapports.
• Documents expirant sous 90 jours (certificats, cartes, attestations du coffre-fort), listés nominativement avec leur échéance.

Chaque carte est cliquable et ouvre la liste des collaborateurs filtrée sur l'alerte. Le tableau de bord affiche aussi les checklists d'entrée/sortie en cours et l'avancement des campagnes d'entretiens.

La liste Employés permet de rechercher par nom, e-mail ou fonction, de filtrer par type de contrat et d'afficher les personnes actives, parties, ou les deux. Les badges d'alerte (permis, fin d'essai, invitation en attente) ressortent directement dans la liste.

Chaque dossier s'organise en quatre onglets : Profil, Contrats, Coffre-fort et Checklists.

Profil : identité et affiliations

• N° AVS validé à la saisie : format 756.XXXX.XXXX.XX et somme de contrôle vérifiée — impossible d'enregistrer un numéro erroné qui bloquerait plus tard la déclaration à la caisse de compensation. L'IBAN est lui aussi contrôlé (modulo 97).
• Permis de travail (B, C, G, L, Ci) avec date de validité — c'est elle qui déclenche l'alerte à 90 jours.
• Affiliations sociales : AVS, LPP (caisse de pension), LAA (assurance accidents), LCA/IJM (perte de gain maladie) et allocations familiales, avec le numéro d'affilié employeur. Les caisses se configurent une fois dans l'admin RH, puis se cochent à chaque embauche.
• Statut du compte Office : invité, actif, désactivé — avec renvoi de l'invitation en un clic si besoin.

Contrats et avenants

Le dossier conserve l'historique complet des contrats : CDI, CDD, apprentissage, stage, mandat, intérim, chacun avec sa fonction, son taux d'occupation, son salaire annuel brut, le 13e mois et sa période d'essai (3 mois maximum, CO art. 335b — ILYGO refuse une date au-delà). Toute évolution passe par un avenant daté : augmentation, promotion, changement de taux ou de poste. Rien ne s'écrase, tout se trace.

Le coffre-fort documentaire

Chaque collaborateur dispose d'un coffre-fort chiffré : bulletins de paie, certificats de salaire, contrats, avenants, certificats de travail, permis et attestations y sont classés par type et par période. Pour les documents à durée de vie limitée (permis, cartes, certifications), fixez une date d'expiration au dépôt : les administrateurs RH sont notifiés à J-90, J-30 et J-7, et le document remonte dans les alertes du tableau de bord.

Checklists d'entrée et de sortie

Les checklists d'onboarding et d'offboarding suivent chaque étape (badge, matériel, accès, mutations aux assurances…) avec, pour chaque point, le rôle responsable et la trace de qui l'a coché et quand. L'avancement s'affiche sur le tableau de bord tant que la liste n'est pas terminée.

Le bouton + Nouvelle embauche ouvre un assistant qui vous guide sans rien oublier :

1. 1Identité — nom, e-mail, date de naissance, n° AVS (validé), IBAN, nationalité et permis de travail.
2. 2Contrat — type (CDI, CDD, apprentissage…), date d'embauche, fonction, taux, salaire annuel brut, 13e mois et période d'essai.
3. 3Affiliations — cochez les caisses AVS / LPP / LAA / LCA concernées.
4. 4Récapitulatif — relisez tout (chaque bloc est modifiable) puis confirmez l'embauche.

À la confirmation, ILYGO crée le dossier et le compte Office : l'invitation part automatiquement par e-mail (lien d'activation valable 7 jours, renvoyable depuis le dossier). Votre nouvelle recrue arrive le premier jour avec son accès déjà prêt — congés, timbrage, notes de frais.

Depuis le dossier, le bouton Terminer le contrat ouvre l'assistant de sortie : date d'effet et motif (démission, licenciement, fin de CDD, retraite, accord mutuel, autre), avec un champ de commentaires pour le contexte.

Le collaborateur passe au statut « parti·e » à la date d'effet et son compte Office est désactivé — il ne peut plus se connecter, mais son dossier reste consultable par les RH (obligations de conservation obligent). Lancez en parallèle la checklist de sortie : restitution du matériel (clés, badge, ordinateur, véhicule), révocation des accès, certificat de travail, annonces aux caisses. Chaque point coché est daté et signé — utile le jour où l'on cherche qui a récupéré le badge.

Soyons clairs sur un point : ILYGO ne calcule pas les salaires — et c'est un choix assumé. Les déductions sociales, l'impôt à la source ou les allocations sont le métier de votre fiduciaire ou de votre logiciel de paie. ILYGO fait ce qu'il sait faire de mieux : rassembler des variables fiables et les transmettre proprement.

Chaque mois, ouvrez la période : ILYGO photographie l'état des contrats (salaire de base, taux, 13e mois) et les heures timbrées du mois pour chaque collaborateur. Vous complétez les variables : heures supplémentaires, avantages en nature, commissions et ajustements manuels (avec note explicative).

1. 1Cliquez sur + Ouvrir mois courant : la photographie mensuelle est créée, une ligne par collaborateur.
2. 2Complétez les variables du mois (heures sup, commissions, avantages en nature, ajustements).
3. 3Gelez la période : les lignes deviennent immuables — ce qui part chez la fiduciaire est exactement ce que vous avez validé.
4. 4Exportez au format Bexio ou générique (CSV) et transmettez à votre fiduciaire.

Le module couvre tout le cycle : l'annonce, la page carrière publique, le suivi des candidatures en kanban, les entretiens, la promesse d'embauche et la conversion du candidat en collaborateur — sans ressaisie.

Créer et publier une annonce

Une annonce se rédige en quelques minutes : titre, description (mise en forme libre), lieu, type de contrat, taux — et une fourchette salariale (min–max, CHF brut/an). L'afficher est un gage de transparence apprécié des candidat·e·s et une bonne pratique d'égalité salariale (dans l'esprit de la LEg). L'annonce naît en brouillon ; un clic sur Publier la met en ligne, un clic sur Fermer la retire.

La page carrière publique

Chaque entreprise dispose d'une page carrière à son nom, sans que le candidat ait besoin d'un compte : la liste des postes ouverts, le détail de chaque annonce et un formulaire de candidature (CV en PDF obligatoire, lettre de motivation optionnelle, message libre). Le traitement des données est conforme à la nLPD : données hébergées en Suisse, conservation limitée à 6 mois après refus — sauf si le candidat coche la case de consentement pour rester dans votre vivier de talents.

Le kanban des candidatures

Les candidatures arrivent d'elles-mêmes dans la colonne Reçue (vous pouvez aussi ajouter manuellement un candidat venu par un autre canal). Faites-les glisser au fil du processus : Reçue → Présélection → Entretien → Offre → Embauche. Les candidatures refusées sortent du flux et se replient dans une zone dédiée — le tableau reste lisible.

La fiche candidature

Chaque candidature regroupe le CV et la lettre (téléchargeables), le message du candidat, vos notes internes RH et les entretiens planifiés (date, durée, lieu ou lien visio). Le refus est soigné : un e-mail type part au candidat, que vous pouvez compléter d'un message personnalisé — ou désactiver si vous préférez appeler.

De la promesse d'embauche au dossier

Au stade Offre — votre promesse d'embauche —, le bouton Embaucher conclut : la candidature passe en « Embauche » et ILYGO ouvre l'assistant d'embauche pré-rempli avec le nom et l'e-mail du candidat. Il ne reste qu'à compléter le contrat.

Les entretiens annuels (ou semestriels) se pilotent par campagnes : choisissez une trame (les questions : texte libre ou échelle 1–5, personnalisables dans l'admin RH), une date limite, et lancez la campagne pour tous les collaborateurs actifs. Le tableau de bord suit l'avancement.

Chaque entretien suit un déroulé de co-rédaction équitable :

1. 1Le collaborateur remplit d'abord sa partie (auto-évaluation).
2. 2Le manager remplit ensuite la sienne, en regard.
3. 3Lors de la restitution, une synthèse commune est rédigée.
4. 4L'entretien est signé — il devient définitif et archivé, consultable par les deux parties.

Les données RH sont parmi les plus sensibles de l'entreprise. ILYGO applique un cloisonnement strict, à trois niveaux :

• L'administrateur RH voit et gère l'ensemble des dossiers.
• Le manager consulte les dossiers de son équipe directe — mais ne voit jamais les salaires ni les données financières (IBAN, montants des contrats). C'est garanti côté serveur, pas seulement masqué à l'écran.
• Chaque collaborateur accède à son propre dossier, en lecture seule.

En complément : les champs sensibles (n° AVS, IBAN) sont chiffrés au repos, chaque consultation d'un dossier est journalisée (dispositif « anti-curiosité »), et les durées de conservation suivent le Code des obligations — 5 ans après le départ pour le dossier, conservation longue durée pour les documents de salaire.

Depuis le menu utilisateur, chaque collaborateur retrouve son espace personnel :

• Mon dossier — identité, permis, contrat en cours (fonction, taux, salaire, 13e mois), en lecture seule. Un changement d'adresse ou d'IBAN se signale aux RH, qui mettent le dossier à jour.
• Mon coffre-fort — ses fiches de salaire, certificats de salaire, contrats, avenants et certificats de travail, classés par période et consultables à tout moment. Plus besoin de réclamer la fiche de mars pour un dossier d'appartement : elle est là, au chaud, conservée sur la durée légale.
• Mes entretiens — ses entretiens périodiques passés et en cours, avec sa partie à remplir lors des campagnes.